تعمل أغلب الشركات النامية بمجموعة أدوات نشأت كل منها منفصلة عن الأخرى: تطبيق للمبيعات، وجدول بيانات للمخزون، وبرنامج للمحاسبة، وملف للرواتب، وصندوق بريد مشترك. كل أداة تؤدي عملها، لكن المشكلة تبدأ بينها، حيث يضطر أحدهم إلى إعادة كتابة طلب، أو تصدير قائمة، أو التأكد من تطابق رقمين.

Odoo نظام ERP: نظام واحد فيه تطبيق لكل قسم، وكل التطبيقات تكتب في قاعدة البيانات نفسها. وهذه هي المواضع التي يوفّر فيها ذلك الوقت.

قاعدة بيانات واحدة بدل خمس

حين يؤكد مندوب المبيعات طلبًا في Odoo، يراه المستودع أمر تسليم يجب تجهيزه، وترى المشتريات ما يحتاج إلى إعادة طلب، ويجد قسم المحاسبة فاتورة جاهزة للترحيل. لا أحد ينسخ الطلب إلى أي مكان. العميل والمنتجات والأسعار مسجّلة مرة واحدة، وكل التطبيقات تستخدم السجل نفسه.

وهذا يعني أيضًا إجابة واحدة عن الأسئلة البسيطة: كم اشترى هذا العميل في العام الماضي؟ كم ندين لهذا المورد؟ الإجابة واحدة أيًّا كان من يبحث عنها.

خطوات يدوية أقل

جزء كبير من العمل المكتبي هو نقل المعلومات من خطوة إلى التي تليها. ويحوّل Odoo كثيرًا من هذه الخطوات إلى قواعد تعمل تلقائيًا:

  • تأكيد البيع يُنشئ أمر التسليم.
  • انخفاض المخزون عن الحد الأدنى يُنشئ طلب عرض سعر.
  • اعتماد التسليم يجعل الفاتورة جاهزة للإرسال.
  • المصروفات المعتمدة تنتقل مباشرة إلى المحاسبة لصرفها.

يظل الموظفون يعتمدون ما يستحق الاعتماد، لكنهم يتوقفون عن إعادة كتابة ما يعرفه النظام بالفعل.

اسعَ إلى تقليل الأماكن التي يُكتب فيها الرقم نفسه أكثر من مرة.

مخزون يمكنك الوثوق به

تنحرف أرقام المخزون في جداول البيانات لأن المبيعات والمرتجعات والتحويلات تُسجّل متأخرة أو لا تُسجّل أصلًا. أما في Odoo فكل حركة مستند: الاستلام، والتسليم، والتحويل بين المستودعات، والتسوية بعد الجرد. ويُتتبّع المخزون حسب المستودع والموقع، وحسب رقم الدفعة أو الرقم التسلسلي حين تحتاج إلى ذلك. وإذا اختلف الجرد عن النظام، ترى الحركة التي سببت الفرق.

إقفال أسرع لنهاية الشهر

يتأخر إقفال الشهر حين يعيد المحاسبون بناءه من ملفات الآخرين. في Odoo تُرحَّل فواتير العملاء وفواتير الموردين والمدفوعات من المستندات التي نشأت عنها، ويمكن مطابقة كشوف الحساب البنكية معها. فيصبح إقفال الشهر مراجعة لما هو موجود بالفعل، بدل أيام من إدخال البيانات.

تقارير دون جداول بيانات

لأن كل شيء في قاعدة بيانات واحدة، تصبح التقارير عرضًا لبيانات حية، لا ملفات يصدّرها أحدهم كل يوم اثنين. المبيعات حسب المنتج، والهوامش حسب العميل، وقيمة المخزون حسب المستودع، والفواتير المتأخرة، كلها متاحة حين يفتحها المدير، ويمكن تصفيتها وتجميعها دون أن يطلبها من أحد.

من أين تبدأ

لا تحتاج إلى كل التطبيقات من اليوم الأول. تبدأ أغلب الشركات بالجزء الأكثر إيلامًا، وغالبًا ما يكون المبيعات والمخزون أو الفوترة والمحاسبة، ثم تضيف الباقي بعد أن تعتاد الفرق الأولى على النظام.

الخطوة الأولى أن ترسم كيف يتحرك العمل في شركتك اليوم وأين يتعثر. وهذا ما نفعله في مرحلة الاكتشاف في كل مشروع Odoo، والمكالمة مجانية. وإن أردت مناقشة الأمر، احجز استشارة.